بررسی تاثیرات بکارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری مدیران
بررسی تاثیرات بکارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری مدیران مطالعه موردی مدیران شهرداری
فـرمت فایــــل : word
تعداد صفحات : 106
رشــــــتـــــــه : مدیریت
قیمت محصول : 8000
مقدمه
سازمان ها را در عصر جدید از بکار گیری سیستم های کامپیوتری و تکنولوژی اطلاعات و رسانه های پیش رفته گریز و گزیری نیست و آینده از ان آنانی است که با شناخت دقیق و صحیح ، محاسن و معایب این سیستم ها را موشکافانه مورد امعان نظر قرار داده و از تجربه دیگران درس بگیرند بدون اینکه هزینه های آن تجربه را مجدداً تقبل نمایند .
دسترسی به کامپیوتر و تکنولوژی اطلاعات و رسانه هایا پیش رفته ، مولد شتاب فزاینده هست و شتاب ، این تاثیر را دارد که هر واحدی از زمان را که صرفه جویی می شود از واحد قبلی آن با ارزش تر می سزد . بدین ترتیب حلقه باز خورد مثبتی به وجود می آید که شتاب را شتاب می بخشد .
گسترش سیل آسای کامپیوتر در دهه های اخیر ، مهمترین تغییر را در نظام دانایی از اختراع چاپ در قرن پانزدهم یا حتی از اختراع خط به این سو پدید آورده است . به موازات این تغییر خارق العاده ، گسترش شبکه ها و رسانه های جدید آمده است که به همان اندازه شگفت انگیز است و کارش ، جابجا کردن دانایی و عناصر تشکیل دهنده آن یعنی داده و اطلاعات است .
آنچه که مدیران در سطوح مختلف سازمان انجام می دهند و همواره در فضای آن حرکت می نمایند ، بهره‌وری را می توان جمع آوری و پردزش اطلاعات در نظر گرفت ( صرافی زاده ، ص 56: 1380)
داشتن اطلاعات دقیق ، مرتبط و به هنگام و سریع باعث بالا رفتن سرعت و دقت بهره‌وری شده و جلوی انتخاب بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهد گرفت . در این برنامه زمانی ، یک مدیر کار آمد بدون داشتن اطلاعات مورد نیاز خود قادر به رهبری سازمان و رسیدن به اهداف از قبل تعیین شده نیست .
مدیران به منظور مواجهه با محیط و تحقق اهداف سازمانی خود با مد نظر قرر دادن متغیر های محیطی ضرورتاً بایستی محیط را تحلیل و متغیر های آن شناسائی و تدبیر مناسب در بر خورد با آنها اتخاذ نمایند . این امر مستلزم برخورداری از اطلاعات به هنگام درون و برون سازمانی و نیز امکان بهره برداری بهینه از آنها را دارد .
رواج ریز کامپیوتر در ادارات ، با انتشار روز افزون محصولات جدید ارتباطی ، کامپیوتری و ذخیره سازی اطلاعات و تغییرات اساسی در روش اجرای امور اداری همراه بوده است در ابتدی کار از سیستم های کامپیوتری برای مکاتبات به صورت مستقل استفاده می شد . اما به مرور زمان کامپیوتری ها به یکدیگر مرتبط گردیدند . این ارتباط به کاربران اجازه می دهد نه تنها از فایلهای مکاتبات به صورت مشترک استفاده نمایند . بلکه می توانند برای یکدیگر پیام ارسال نمایند . امروزه انواع مختلفی از سیتمهای اتوماسیون اداری وجود دارد . سیستم اطلاعات مدیریت درس طرح مختلف سازمانی و
با بهره مندی از ابزار های نوین جمع آوری و پردازش داده ها می تواند مدیران را در جهت تحقق اهداف، یاری و پشتیبانی نماید . کامپیوتر ، سر عت ، دقت و صحت بهره‌وری را افزایش داده و در نتیجه سطح سرعت، صحت و دقت کار در سازمان بالا می رود سیستم اتوماسیون تاثیر به سزایی در صحت ، دقت ، اقتصادی بودن، بهنگام بودن بهره وری مدیران شهرداری را داشته در این تحقیق اثرات سیستم اتوماسیون بر بهره وری مدیران شهرداری را مورد بررسی قرار می گیرد .
تبیین موضوع تحقیق
مدیریت و بهره‌وری دو واژه نزدیک به هم در مدیریت و انجام امور سازمان می باشند و بدون تردید ، بهره‌وری ، مهم ترین کار مدیران ارشد است که به آسانی نیز می توان در آن مرتکب اشتباه شد . اما اگر کل فرایند را به گونه ای متفاوت بنگرید وضعیت نیز فرق خواهد کرد .
اغلب مدیران بهره‌وری را رخدادی منفرد می پندارند که در یک لحظه مشخص از زمان به وقوع می پیوندد. اما در حقیقت، بهره‌وری فرایند آمیخته با بازی نهایی قدرت ، سیاست ها ، اختلافات شخصی و تاریخچه سازمانی است . رهبرانی که قدرت تشخیص این موضوع را دارند . تصمیماتی به مراتب بهتر از آنهایی می گیرند که کماکان بر این تصور پای می فشارند که تصمیمات ، رخداد هایی هستند تنها در کنترل ایشان . از همین رو است که گفته می شود بعضی از فرایند های بهره‌وری موثر تر و کار آمد تر از بعضی دیگر هشتند ( گاروین ، ص 64:2001)
در اغلب مواقع ، تصمیم گیران ، یک فرایند جانبدارانه را به کار می گیرند که شاید غیر بهره ورترین و ناکارا ترین راه برای انجام امور باشد . آنها بهره‌وری را بسان منازعه ای می بینند که در آن به دفاع پردازش از راه کار های مورد نظر خود می پردازند . اطلاعات را به صورت گزینشی ارائه می کنند و با خودداری از ارائه داده های متضاد می توانند موقعیتی متقاعد کننده فراهم آورده ، در برابر مخالف ایستادگی کنند . اما فرایند موثر تر وجود دارد که فرایند جستجو گر است .
در طی این فرایند ، افراد مجموعه متنوعی از گزینه ها را پیش روی خود قرار داده و با همکاری یکدیگر بهترین راهکار را جستجو می کنند. هر چند در عمل این رهبری است که تصمیم نهایی را به كارمی گیرد اما فردی که در فرایند تصمیم سازی مشارکت دارند ، باید باور داشته باشند که دیدگاهشان در نظر گرفته شده و فرصت آن را یافته اند که بر تصمیم نهایی تاثیری گذارند . موقع بهره‌وری ، دسترسی به اطلاعات دقیق ، مرتبط ، صحیح و به هنگام ، عامل بسیار موثری است . هر قدر محیط پیچیده تر باشد سرعت و شتاب افزایش بیشتری پیدا می کند و بهره‌وری مشکل تر می شود . تنها چیزی که می تواند بهره‌وری را سهل تر و عدم اعتماد را کاهش دهد اطلاعات مرتبط ، دقیق و به هنگام می باشد . کیفیت اطلاعات و. کارایی فرایند آن ، در صحیح ، مرتبط ، به موقع و مطلوب بودن آن جلوه گر می شود
سرعت عمل مدیر در بهره‌وری و درستی تصمیم او بستگی تام به کمیت و کیفیت اطلاعاتی دارد که در دسترس او قرار می گیرد . همچنین با زخورد اطلاعاتی تصمیم ، امکان اصلاح و غنی سازی آنها را برای مدیران فراهم می سزد .
امروزه توسعه و پیچیدگی سازمانها تخصصی ، مدیریت سنتی گذشته را غیر کار آمد ساخته و سیستم های اطلاعات مدیریت ، پدیده ی است که می توان آن را مشخص گذار از مدیریت سنتی به مدیریت « موثر جدید » دانست .
مدیران سنتی با حضور فیزیکی در محیط سازمان ، به کسب مستقیم اطلاعات می پرداختند و با « آزمون و خطا » روشهای مورد نظر را تجزیه می کردند . شبکه اطلاعاتی آنها به تعداد معدودی افراد موثق ، که در نقاط حساس گمارده می شدند ، محدود می گشت و گاه نفوذ در این گونه شبکه های اتطلاعاتی ، امکان خطی دهی به مدیران را فراهم می ساخت .
مکانیزم های قدیمی اطلاعات مدیریت ، پاسخگوی شرایط پیچیده حاضر نیست و نمی توان در بر خورد با مسائل بغرنج ، صرفاً به ذهنیات و یا گزارشات محدود و اقوال دست اندر کاران متکی بود . اداره امور به شیوه های موثر و کار امد ، سمتلزم پردازش انبوهی از اطلاعات گوناگون است که با آهنگی سریع رشد کرده و تحلیل آنها را سخت می سزد .
نگرش سیستمی به جهت جامعیت بالقوه ، به یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان کشیده می شود و عالی ترین مورد نگرش سیستمی به سازمانها ، به استقرار سیستمهای اطلاعات مدیریت ( MIS ) منجر می گردد .
این سیستمها که گرد اوری و سازماندهی ها و تولید طلاعات و انتقال آن را به مدیران به انجام می رساند . همچون ناظری مقتدر در تمامی سطوح سازمانها حضور یافته و حیطه معرفتی مدیر را توسعه داده و بینش وی را بری اتخاذ تصمیمات صحیح مهیا می سازد .
رقابت گسترده و فشرده ی که در سطح بین المللی ، بالا خص در حوزه عملیات اقتصادی وجود دارد ، اقتضا می کند که شیوه های مدیریت نیز همانند سایر عوامل متحول گردند ، تا بقای سازمان تضمین شود . سیستمهای اطلاعات مدیریت نیز همپای مدیریت از تحول و پویایی متاثر خواهد بود .
نگهداری و پردازش انبوه داده هایی که برای بهره‌وری مورد نیاز است . بدون استفاده از کامپیوتر های توانمند عصر حاضر غیر ممکن به نظر می رسد .کامپیوتر ها قادرند میلیونها داده را در حافظه خود نگهداری کنند و طبق دستور العمل های نوشته شده ، داده های مزبور را با سرعتی شگفت انگیز به انحاء مختلف ، تحلیل و تلخیص نموده و به صورت اطلاعات قابل استفاده در اختیار تصمیم گیرندگان قرار دهند .
کامپیوتر وسیله با ارزشی برای کار کردن با اطلاعات و داده ، به ویژه اعدد و ارقام است . کاربرد گسترده کامپیوتر ، به عنوان ابزاری یاری دهنده در زمینه های برنامه ریزی مدیریت ، بهره‌وری و کنترل ، به سبب ویژگیها و مزایای خاصی است که کامپیوتر ها دارند .
برخی از این ویژگیها عبارتند از : پردازش بسیار سریع ، خود هدایت کنندگی ، پردازش از راه دور ، توان استدلال ، توان انجام حجم عظیمی از عملیات تکراری ، نگهداری و انبار کردن داده ها و باز خوانی داده ها .
بدون شک ، توان فوق العاده کامپیوتر ها از لحاظ محاسبه ، استدلال ، سرعت عمل ، دقت و حافظه به آنها جایگاه کم نظیری در حل مسائل سازمانی داده است .
بسیاری از اندیشمندان علم مدیریت را عقیده بر این است که هر تصمیمی به اطلاعات درباره موضوع آن بستگی دارد و حتی برخی گفته اند 90 در صد هر تصمیم را اطلاعات تشکیل می دهد . بنابراین یک مدیر به عنوان تصمیم گیرنده در سازمان و یا حتی در جامعه ، باید اطلاعات دقیق و مناسب را به موقع در اختیار داشته باشد که بتواند دراجرای وظایف مدیریتی خود تصمیمات مناسب را اتخاذ کند و به مرحله اجرا گذارده و در نهایت ارزیابی کند .
اهداف تحقیق
هدف اصلی
بررسی تاثیرات بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری بر بهره وری مدیران شهرداری
اهداف فرعی
1- شناسایی یک سیستم اتوماسیون مناسب جهت اطلاع رسانی به مدیران شهرداری .
2- بررسی و تجزیه و تحلیل آثار و نتایج حاصل از سیستم اتوماسیون در شهرداری مناطق .
3- بررسی و شناسائی عوامل موثر در موفقیت سیستم اتوماسیون از نظر تامین اطلاعات مناسب نظیر صحیح بودن و دقت و به هنگام بودن و اقتصادی بودن .
4- ارایه راهکار برای بهبود عملکرد سیستم اتوماسیون جهت بهره برداری .
فهرست مطالب
عنوان صفحه
چکیده ………………………………………………………………………………………………………………………۱
فصل اول : کلیات تحقیق
۱-۱مقدمه ………………………………………………………………………………………………………………….۳
۲-۱ تبیین موضوع تحقیق……………………………………………………………………………………………….۴
۳-۱ اهمیت و ضرورت تحقیق ……………………………………………………………………………………….۶
۴-۱ اهداف تحقیق ……………………………………………………………………………………………………….۷
۱-۴-۱اهداف اصلی تحقیق…………………………………………………………………………………………….۷
۲-۴-۱اهداف فرعی تحقیق…………………………………………………………………………………………….۸
۵-۱ سوالات تحقیق ………………………………………………………………………………………………………۸
۱-۵-۱سوالات اصلی ……………………………………………………………………………………………………۸
۲-۵-۱سوالات فرعی ……………………………………………………………………………………………………۸
۶-۱ تبیین فرضیه های تحقیق ………………………………………………………………………………………….۸
۷-۱ متغیر های تحقیق …………………………………………………………………………………………………..۸
۸-۱ تعریف عملیاتی متغیرها…………………………………………………………………………………………..۹
خلاصه فصل ………………………………………………………………………………………………………..۱۲
فصل دوم : ادبیات ، مبانی نظری و پیشینه تحقیق
مقدمه ……………………………………………………………………………………………………………………….۱۴
۱-۲بهره‌وری در سازمانها………………………………………………………………………………………۱۴
۲-۲ مدیریت در قرن ۲۱………………………………………………………………………………………………۱۶
۳-۲ نقش استراتژیک اطلاعات………………………………………………………………………………………۱۹
۴-۲ روش سیستمها و دیدگاه سیستمی……………………………………………………………………………..۲۰
۵-۲ چرخه حیات سیستم………………………………………………………………………… ……………………۲۲
۶-۲ اطلاعات …………………………………………………………………………………………… ……………… ۲۲
۷-۲ اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی .. … … … … … … … … … … … .. … … … … … …….۲۴
۸-۲ سیستم های اطلاعاتی……………………………………………………………………………………………..۲۴
۹-۲ طرح ریزی سیستم های اطلاعاتی………………………………………………………………………………۲۵
۱۰-۲ سیستم های اطلاعاتی عمودی…………………………………………………………………………………..۲۶
۱۱-۲ تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی ………………………………………………………………………………… ۲۵
۱۲-۲ کاربردتکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی …………………………………………………………………………۲۷
۱۳-۲ طرح ریزی سازمان………………………………………………………………………………………………۲۸
۱۴-۲ سیستم های اطلاعاتی و رایانه ها …………………………………………………………………………….۲۹
۱۵-۲ کاربرد سیستم های اطلاعاتی رایانه محور……………………………………………………………….. ۳۳
۱۶-۲ مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی…………………………………………………………………………..۳۶
۱۷- ۲سیستم های اطلاعاتی مدیریت ……………………………………………………………………………….۳۷
۱۸- ۲سیستم اطلاعات مدیریت ………………………………………………………………………………………۳۷
۱۹-۲ سیستم های اطلاعاتی سازمانی………………………………………………………………………………..۳۷
۲۰-۲ سیستم های میان سازمانی ………………………………………………………………………………………۳۸
۲۱-۲ سیستم های پشتیبانی تصمیم …………………………………………………………………………………..۳۸
۲۲-۲ سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری…………………………………………………………………………..۳۸
۲۳-۲ سیستم های پشتیبانی تصمیمات گروهی…………………………………………………………………..۳۹
۲۴-۲ سیستم پردازش معاملات ………………………………………………………………………………………۴۰
۲۵-۲ هوش مصنوعی …………………………………………………………………………………………………..۴۰
۲۶-۲ سیستمهای اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی ………………………………………………………………۴۳
۲۷-۲ سیستم کارکنان دانشی………………………………………………………………………………………….۴۴
۲۸-۲ سیستم های پشتیبانی مدیران ارشد ………………………………………………………………………….۴۵
۲۹-۲ سیستم های پشتیبانی عملیاتی…………………………………………………………………………………۴۵
۳۰-۲ سیستم گزارشات مدیریت ……………………………………………………………………………………۴۶
۳۱-۲ ویژگیهای سیستم گزارشات مدیریت ……………………………………………………………………..۴۷
۳۲-۲ نقش فناوری اطلاعات در سازمان ………………………………………………………………………… ۴۷
۳۳-۲ طبقه بندی سیستم های اطلاعاتی …………………………………………………………………………. ۴۸
۳۴-۲اتوماسیون اداری…………………………………………………………………………………………………۴۹
۳۵-۲ مزایا و معایب اتوماسیون اداری………………………………………………………………….. ………..۴۹
۳۶-۲ارگونومی در مکانیزاسیون اداری …………………………………………………………………………..۵۰
۳۷-۲ بار گیری تکنولوژی در اتوماسیون اداری………………………………………………………………..۵۱
۳۸-۲ مجموعه نرم افزار های اتوماسیون …………………………………………………………………………۵۲
۳۹-۲ دستیابی به تعریفی بنیادین …………………………………………………………………………………..۵۲
۴۰-۲ سیستم های اطلاعاتی اتوماسیون اداری ………………………………………………………………….۵۴
۴۱-۲ نمونه کربرد های سیستم اتوماسیون اداری ……………………………………………………………..۵۵
۴۲-۲ سیستم های طلاعاتی اتوماسیون اداری ………………………………………………………………….۵۶
۴۳-۲ نکات برجسته درباره اتوماسیون و بهسازی روشهای کار …………………………………………..۵۹
۴۴-۲ خود کار سازی ………………………………………………………………………………………………..۶۰
۴۵-۲ ضرورت تفکر برای آینده …………………………………………………………………………………..۶۱
۴۶-۲ بهبود کار و اتوماسیون ……………………………………………………………………………………….۶۱
۴۷-۲ تحقق دولت الکترونیک در ایران …………………………………………………………………………۶۳
۴۸-۲ اتوماسیون فعالیتهایاختصاصی…………………………………………………………………………….۶۴
۴۹-۲ اتوماسیون فعالیتهای عمومی …………………………………………………………………………………۶۴
۵۰-۲ مزایای دولت الکترونیکی ……………………………………………………………………………………۶۵
۵۱-۲ نقد و بررسی تحقیقات انجام شده …………………………………………………………………………۶۵
خلاصه فصل ………………………………………………………………………………. …………………………….۷۱
فصل سوم: روش اجرایی تحقیق
۱-۳ مقدمه ………………………………………………………………………………………………………………۷۳
۲-۳ روش تحقیق ………………………………………………………………………………………………………۷۳
۳-۳ جامعه آمار و حجم نمونه مورد تحقیق …………………………………………………………………….۷۴
۴-۳ نمونه و نمونه گیری……………………………………………………………………………………………..۷۵
۵-۳ برآورد حجم نمونه ……………………………………………………………………………………………..۷۵
۶-۳ معرفی ابزار های جمع آوری اطلاعات ……………………………………………………………………۷۵
۱-۶-۳ مصاحبه …………………………………………………………………………………………………..۷۵
۲-۶-۳ پرسشنامه ………………………………………………………………………………………………….۷۵
۷-۳ روایی و پایایی پرسشنامه ………………………………………………………………………………………۷۷
۸-۳ خلاصه فصل ……………………………………………………………………………………………………..۷۹
فصل چهارم: تجزیه و تحلیل آمار داده های تحقیق
۱-۴ مقدمه ……………………………………………………………………………………………………………۸۱
۲-۴ داده ……………………………………………………………………………………………………………..۸۱
۳-۴ اطلاعات ……………………………………………………………………………………………………….۸۱
۴-۴ سیستم های پردازش …………………………………………………………………………………………۸۳
۵-۴ تجزیه و تحلیل داده ها ………………………………………………………………………………………۸۳
۶-۴ جامعه آماری تحقیق …………………………………………………………………………………………۸۴
تجزیه و تحلیل اطلاعات …………………………………………………………………………………….۹۴-۸۴
فصل پنجم : نتیجه گیری ، پیشنهاد ها و محدودیت ها
مقدمه ……………………………………………………………………………………………………………………۹۶
۲-۵ نتایج تحقیق …………………………………………………………………………………………………….۹۷
۳-۵ پیشنهادات ………………………………………………………………………………………………………۹۷
محدودیت ها …………………………………………………………………………….. …………………………۹۸
فهرست منابع و ماخذ
منابع فارسی …………………………………………………………………………………………………………..۹۹
منابع انگلیسی………………………………………………………………………………………………………۱۰۲
طرح توجیهی تولید رب گوجه فرنگي